Pentru angajatori – obligații și îndrumări

Orice salariat are dreptul să ceară, în scris, informații despre nivelurile de remunerare pe gen pentru postul pe care îl ocupă. Pentru a răspunde cererilor, angajatorul trebuie să ofere doar informații generale – de exemplu, câte femei și câți bărbați dețin acea funcție, care este salariul mediu sau median pentru fiecare grup și ce diferență procentuală rezultă – fără să dezvăluie salariile individuale. Aceste date statistice sunt anonime și nu afectează confidențialitatea veniturilor. De aceea, este important ca să stabilească și să comunice clar în regulamentul intern cum se face o astfel de solicitare (formularul necesar, persoana responsabilă și termenul de răspuns) și să păstreze un registru al tuturor cererilor și răspunsurilor, pentru a demonstra că respectă cerințele de transparență.

Întreprinderile cu peste 50 de angajați sunt obligate să analizeze anual diferențele salariale. Raportul prezintă, pentru fiecare categorie de post: numărul de femei și bărbați, salariile medii și mediane, diferența procentuală dintre ele, distribuția pe intervale salariale și după caz, ponderea femeilor în poziții de conducere.
Prezentarea informației privind distribuția pe intervale salariale înseamnă să împarți salariile în „benzi” (intervale) și să arăți câți angajați cad în fiecare bandă, separat pe femei și bărbați. Așa vezi rapid dacă un gen este concentrat în benzile mai mici sau mai mari. Raportul se comunică angajaților și reprezentanților lor prin canale interne – de exemplu, e‑mail, intranet sau panouri de informare – și este prezentat într-o ședință dedicată pentru a explica metodologia și rezultatele. Discuțiile ulterioare permit identificarea măsurilor de remediere. Documentația raportului se păstrează pentru eventuale verificări ale autorităților.

Atunci când analiza salarială evidențiază o diferență medie de peste 5 % între femei și bărbați pe posturi cu valoare comparabilă și această diferență nu se explică prin motive obiective (cum ar fi vechimea, calificarea ori performanța), angajatorul este obligat să intervină. Conform standardelor europene, o diferență nejustificată de cel puțin 5 % declanșează obligația angajatorului de a efectua o analiză detaliată împreună cu reprezentanții salariaților și de a lua măsuri pentru eliminarea decalajului. Acțiunile nu se limitează la simpla majorare a salariului: în primul rând, trebuie evaluate cauzele discrepanței și corectate politicile sau practicile care au generat-o. Măsurile pot include ajustarea remunerării persoanelor dezavantajate, actualizarea fișelor de post și a grilelor de evaluare (pentru a reflecta corect responsabilitățile și competențele), oferirea de programe de formare și mentorat pentru a asigura șanse egale de avansare, precum și revizuirea procedurilor de recrutare și promovare. Toate aceste acțiuni trebuie să fie cuprinse într-un plan de remediere care să precizeze termene clare, responsabilități și bugete. Progresul se monitorizează periodic până când diferența este redusă sub pragul de 5 % și se poate demonstra că există justificări obiective pentru orice variație reziduală.

Informațiile privind salariile sunt considerate date personale sensibile, de aceea nu se divulgă individual și nu se trimit altor colegi. Când angajații solicită detalii despre remunerare, angajatorii pot furniza doar date agregate – adică statistici care sintetizează nivelul de salarizare pentru un grup, fără a identifica persoane. De exemplu: „Pe postul X, media salariilor femeilor = 10.200 lei, media bărbaților = 10.800 lei, diferență = 5,9 %.” sau „Pe postul Y, mediana salariilor femeilor = 12.000 lei, mediana bărbaților = 12.300 lei.”. Aceste valori reprezintă salariul mediu sau median al grupului (femei/bărbați) și diferența procentuală dintre ele, protejând astfel confidențialitatea fiecărui angajat. Dacă într‑o categorie de post se află un singur angajat, comunicarea mediei ar dezvălui direct salariul lui. În astfel de situații, angajatorul nu publică datele și nu le transmite colegilor. O soluție este regruparea postului respectiv cu alte funcții comparabile, pentru a alcătui un grup de cel puțin două persoane; dacă acest lucru nu este posibil, se va menționa că numărul angajaților este insuficient pentru a respecta confidențialitatea. De asemenea, toate documentele care conțin date salariale agregate trebuie păstrate și protejate conform legislației privind protecția datelor cu caracter personal

Nici un angajat care solicită informații despre salarizare sau semnalează o posibilă discriminare salarială nu trebuie sancționată. Regulamentul intern trebuie să prevadă sancțiuni clare pentru represalii și să desemneze persoane de contact care să ofere asistență.

Angajatorul trebuie să pună la dispoziție mecanisme clare pentru depunerea și analizarea plângerilor legate de salarizare: modalități de depunere, termene de răspuns, comisia care analizează cazul și posibilitatea de apel. Angajații trebuie informați despre aceste proceduri la angajare și periodic. Angajatorul ține o evidență a plângerilor și a deciziilor, pentru a putea demonstra conformitatea și pentru a identifica probleme recurente.

Inspectoratul de Stat al Muncii și Consiliul pentru Egalitate pot solicita documente și pot verifica respectarea obligațiilor. Angajatorul are obligația să colaboreze în mod deschis: pune la dispoziție, în termenul solicitat, actele relevante (regulamentul intern, fișe de post, metodologia și rezultatele evaluării posturilor, grile salariale, raportul anual privind diferențele de gen, procedura de transparență și registrul cererilor/răspunsurilor, deciziile de corectare), permite accesul la sediu și la sistemele necesare, asigurând totodată confidențialitatea datelor personale. Dacă autoritățile constată neconformități, angajatorul elaborează și implementează un plan de măsuri cu termene clare (de exemplu: ajustări salariale, actualizarea fișelor de post, îmbunătățirea procedurilor), transmite dovezi ale implementării și raportează progresul până la închiderea observațiilor. Nerespectarea cooperării sau a măsurilor dispuse poate atrage sancțiuni conform legii, de aceea este important ca documentația să fie completă, actualizată și ușor de prezentat la solicitare.